Autentica di firma, copie e foto

• per  copia conforme: documento di riconoscimento e copia di documento da autenticare con l'esibizione dell'originale.
  
• per sottoscrizione : documento di riconoscimento.
• per fotografia : documento di riconoscimento e foto da autenticare.
  
  
  La sottoscrizione di una istanza o una dichiarazione sostitutiva di atto di notorietà può dover essere autenticata (presentazione ad enti privati o ad enti pubblici per la riscossione di benefici economici o per previsione di legge). In questo caso il Sindaco/Segretario Comunale/funzionario incaricato attesterà che la sottoscrizione in calce alla istanza/dichiarazione è avvenuta in sua presenza, previo accertamento della identità del dichiarante. In Comune non è possibile autenticare firme in calce a qualsiasi tipo di dichiarazione, infatti su alcuni atti possono intervenire solo il notaio, il cancelliere, l'avvocato o altre specifiche figure, dipende dalle singole previsioni di legge.

Lo stesso articolo 38 consente a tutti i dipendenti addetti al ricevimento di una pratica di autenticare la sottoscrizione, se non viene allegato il documento, ovviamente limitatamente alla pratica stessa. Se ci si rivolge quindi all’ASL piuttosto che all’Agenzia delle Entrate o all’Ufficio Tecnico, l’impiegato che si occupa della nostra istanza può legalizzare la firma su quella specifica istanza, senza bisogno di incarichi
particolari, in quanto già previsto del Legislatore.

Limiti all’attività di legalizzazione

Secondo la nostra legislazione generale, l’autentica della sottoscrizione è di competenza dei notai (art. 72 Legge 16 febbraio 1913 n. 89). Le autentiche ad opera di soggetti diversi devono essere quindi intese come una deroga a questo principio generale, e non possono pertanto essere applicate a tutti i casi, bensì limitatamente a tipologie definite.

Si possono autenticare, ad esempio, le sottoscrizioni:

• Degli atti relativi al passaggio di proprietà dei beni mobili registrati.
• Relative a quietanze liberatorie.
• Su determinati atti relativi le adozioni.
• Le firme in materia elettorale (art. 14 L. 53/1990, che estende anche al Sindaco e ad altri soggetti la competenza ad autenticare) o in materia di adozione (art. 31 lett. e) L. 184/1983).

Le istanze e dichiarazioni sostitutive rivolte a privati. Notiamo che “istanza”, in senso giuridico, è il documento col quale si chiede ad una PA di iniziare un iter amministrativo. Dato che, in questo caso, il c. 2 si riferisce specificamente a soggetti diversi dalla PA, il Legislatore deve necessariamente aver usato questo termine nel senso più generico di “richiesta”. Quindi sì all’autentica, ad esempio, su richieste rivolte a banche o assicurazioni.

La dichiarazione sostitutiva dell’atto di notorietà riguarda invece “stati, qualità personali o fatti che siano a diretta conoscenza dell'interessato” (d.P.R. 445/2000 art. 47), sia riferiti all’interessato stesso che ad altre persone.

Infine, l’incaricato del Sindaco può legalizzare atti rivolti alla Pubblica Amministrazione o a gestori di pubblici servizi, se finalizzati alla riscossione da parte di terzi di benefici economici, ad esempio una delega a ritirare una pensione o un assegno di invalidità.

Non si possono invece legalizzare, in quanto non ricadono nelle previsioni di legge, dichiarazioni di volontà. Non si possono quindi legalizzare procure, deleghe, diffide ad adempiere, testamenti, sottoscrizioni di polizze assicurative o prodotti finanziari, autorizzazioni, compravendite (fatti salvi i beni mobili registrati), rinunce ed in generale tutto ciò che non ricade nella definizione di istanza o dichiarazione sostitutiva dell’atto di notorietà.

Questo concetto essenziale , in cui si evidenzia che non tutto possa essere autenticato ed esistono dei limiti, è bene evidenziato nella sentenza della Corte di Cassazione che di seguito si riporta.

“Corte di cassazione - Sezione III civile - Sentenza 30 agosto 2013 n. 19966 30 agosto 2013”

Secondo la Cassazione non si può affermare un potere dell'incaricato comunale di autenticare la firma degli atti negoziali. È, infatti, nulla la procura speciale alle liti conferita con una scrittura privata con firma autenticata dall'ufficiale dell'anagrafe del comune. Lo ha stabilito la Corte di cassazione con la sentenza 19966/2013.

La Suprema corte, ricorda che “il T.U. della documentazione amministrativa del 2000, finalizzato alla semplificazione delle procedure: da un lato, non ha previsto l'autentica di firma per le istanze presentate alla pubblica amministrazione o ai gestori di pubblici servizi (art. 21, comma 1 e art. 38, comma 3 del Dpr n. 445 dei 2000); dall'altro, ha previsto l'autenticazione, anche da parte del «dipendente addetto a ricevere la documentazione o altro dipendente incaricato dal Sindaco», per le istanze presentate agli organi della pubblica amministrazione o ai gestori di pubblici servizi al fine della riscossione da parte di terzi di benefici economici, nonché per le istanze presentate a soggetti diversi (art. art. 21, comma 2)”.

“Inoltre non mancano nella legislazione statale casi in cui è specificamente conferita, al dipendente addetto dell'ufficio comunale, il potere di autenticazione di determinati atti (a titolo esemplificativo, art. 14. legge n. 53 del 1990, in materia elettorale; art. 31 legge 184 del 1983, in materia di adozione)”.

Con la sentenza n. 19966 del 30 agosto 2013, la sez. III della Corte di Cassazione è stato definito e ribadito un concetto molto importante relativo ai limiti della competenza del funzionario, dato che “il potere di autenticazione del dipendente addetto dell’ufficio comunale non è generalizzato, ma è di volta in volta individuato dal legislatore”. La sentenza stabilisce che l’atto la cui sottoscrizione è stata autenticata da un funzionario non competente è nullo, per cui, di conseguenza, sono nulli tutti gli atti successivi basati su di esso. Questo errore all’origine ha chiaramente comportato un danno al dichiarante, danno del quale certamente è corresponsabile, ma del quale potrebbe essere chiamato a rispondere anche il funzionario che ha compiuto un atto illegittimo, per il quale avrebbe dovuto opporre un rifiuto per incompetenza.

A volte si pensa che una delega possa essere legalizzata. In realtà è anch’essa una manifestazione di volontà, e, riflettendoci con attenzione, non è dissimile, come categoria giuridica, da un testamento o un atto di donazione, che tutti sanno essere competenza dei notai.

C’è poi una deroga speciale per gli avvocati, che possono legalizzare la procura alle liti dei propri clienti, competenza che infatti non riguarda gli uffici dei Servizi Demografici, come bene evidenziato ulteriormente dalla sentenza sopra descritta.

L'autentica di una copia invece è l'attestazione dell'ufficiale che una copia è uguale al suo originale. Il richiedente per ottenere l'autentica deve presentarsi in ufficio munito dell'originale e anche della copia. La copia presentata deve avere le esatte caratteristiche dell'originale (formato, colore..)
L'autentica di una foto è l'attestazione che la foto di un cittadino corrisponde a quella persona previo riconoscimento dell'interessato mediante esibizione di un documento di identità. E' normalmente richiesta per l'emissione di un documento (ad esempio per rifare/rinnovare la patente di guida o per l'emissione di un patentino abilitativo..). E' necessario presentarsi con una foto, formato fototessera. Una fototessera identica dovrà essere poi fornita all'ente che emetterà il documento.